🎒 Sinh viên & VSTEP›đại cương cho sinh viên Ngữ pháp·Trung cấp
Đại cương: Viết email trang trọng gửi giảng viên và phòng đào tạo
Hướng dẫn cấu trúc và mẫu câu viết email trang trọng dành cho sinh viên khi liên hệ giảng viên và phòng đào tạo trong môi trường đại học.
1. Đoạn văn mẫu trong thực tế
Hãy cùng quan sát một email xin hoãn thi do sinh viên gửi đến Phòng Đào tạo dưới đây:
Dear Office of Academic Affairs,
I am writing to submit a formal petition regarding a deferral of my final exam. I have appended my medical certificate for your review. I would be grateful if you could consider my appeal and guide me on the next steps.
Respectfully yours,
2. Phân tích cấu trúc và điểm ngữ pháp quan trọng
Qua email trên, chúng ta có thể rút ra cấu trúc chuẩn khi viết email trang trọng cho giảng viên hoặc các phòng ban trong trường đại học:
A. Tiêu đề email (Subject Line):
Cần nêu rõ mã số sinh viên (MSSV) và nội dung chính. Tránh viết tiêu đề quá chung chung như Help hay Question.
- Ví dụ: [Student ID 2012345] Petition for Final Exam Deferral - Nguyen Van A (Đơn xin hoãn thi kết thúc học phần - Nguyễn Văn A)
B. Lời chào đầu thư (Formal Salutation):
Dùng Dear + Xưng danh + Họ đối với giảng viên, hoặc tên phòng ban nếu gửi chung.
- Ví dụ: Dear Dr. Smith, / Dear Office of Academic Affairs,
C. Nêu mục đích viết email (Opening Statement):
Sử dụng thì Hiện tại tiếp diễn với động từ viết email để thể hiện sự trang trọng, trực tiếp:
- Cấu trúc: I am writing to + V (nguyên thể)
- Ví dụ câu mẫu trong đoạn: I am writing to submit a formal petition regarding a deferral... (Tôi viết thư này để nộp đơn xin hoãn...)
D. Lời đề nghị lịch sự (Polite Request):
Thay vì dùng câu mệnh lệnh trực tiếp như Please check..., hãy dùng câu điều kiện hoặc động từ khuyết thiếu ở dạng quá khứ/lịch sự:
- Cấu trúc: I would be grateful if you could + V hoặc Would it be possible to + V?
- Ví dụ câu mẫu trong đoạn: I would be grateful if you could consider my appeal... (Tôi rất biết ơn nếu quý phòng có thể xem xét đơn phúc khảo/khiếu nại của tôi...)
3. Bảng tổng hợp các cụm từ hành chính thông dụng
| Cụm từ tiếng Anh | Ý nghĩa tiếng Việt | Ví dụ ứng dụng |
|---|---|---|
| submit a petition | Nộp đơn xin / nguyện vọng | I am writing to submit a petition for course exemption. (Tôi viết thư để nộp đơn xin miễn học phần.) |
| append a document | Đính kèm tài liệu | I have appended the medical report to this email. (Tôi đã đính kèm bệnh án vào email này.) |
| request a deferral | Xin hoãn (thi/học) | She requested a deferral for the midterm test. (Cô ấy đã xin hoãn bài kiểm tra giữa kỳ.) |
| transmit the records | Gửi/chuyển giao hồ sơ | The department will transmit your records tomorrow. (Phòng khoa sẽ chuyển giao hồ sơ của bạn vào ngày mai.) |
4. Lưu ý lỗi người Việt thường mắc khi viết email
Người học Việt Nam thường mắc một số lỗi giao tiếp văn bản hành chính sau:
- Thiếu tiêu đề hoặc viết tiêu đề không rõ ràng: Gửi email không có tiêu đề khiến thư dễ bị xếp vào hòm thư rác (spam).
- Xưng呼 sai chuẩn mực tiếng Anh: Dùng Dear Teacher + Tên (như Dear Teacher Nam). Trong tiếng Anh, Teacher là nghề nghiệp chứ không dùng làm danh xưng trực tiếp. Đúng phải là Dear Mr. Nam / Dear Dr. Nam / Dear Lecturer Nam.
- Sử dụng văn phong nói quá suồng sã: Dùng từ viết tắt (tránh can't, i'm, pls, thanks) hoặc dùng câu hỏi quá trực tiếp (Can you review this now?). Hãy thay bằng I would appreciate it if you could review this document when time permits.
