💼 Người đi làm›đi làm tổng hợp Từ vựng·Cơ bản
Đi làm: Nghe và ghi lại tin nhắn điện thoại đơn giản
Hướng dẫn các mẫu câu tiếng Anh cơ bản để tiếp nhận, ghi chép và xác nhận tin nhắn điện thoại chuyên nghiệp nơi công sở.
Hỏi - Đáp về kỹ năng nghe và ghi nhận tin nhắn điện thoại
Trong môi trường làm việc văn phòng, nghe điện thoại và ghi lại tin nhắn chính xác từ khách hàng hoặc đối tác là một kỹ năng giao tiếp cơ bản nhưng vô cùng quan trọng. Dưới đây là các câu hỏi thường gặp giúp bạn tự tin xử lý tình huống này bằng tiếng Anh.
Câu hỏi 1: Tôi nên nói gì khi đồng nghiệp không có mặt tại bàn làm việc?
Trả lời: Khi người nhận cuộc gọi đang bận họp hoặc ra ngoài, bạn cần thông báo khéo léo trạng thái của họ và chủ động đề nghị ghi lại nhắn gửi. Điều này thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp và chu đáo.
Các câu mẫu tiếng Anh thông dụng:
- Mr. David is unavailable right now. Can I take a message? (Mr. David hiện không có ở đây. Tôi có thể ghi lại tin nhắn không?)
- She is in a meeting. Would you like to leave a message? (Cô ấy đang họp. Anh/chị có muốn để lại nhắn gửi không?)
- He is out of the office. I will ask him for a callback. (Anh ấy đang ngoài văn phòng. Tôi sẽ nhắn anh ấy gọi lại cho bạn.)
Câu hỏi 2: Làm sao để yêu cầu người gọi nhắc lại hoặc đánh vần thông tin khi nghe không rõ?
Trả lời: Tín hiệu đường truyền điện thoại đôi khi không tốt, hoặc người gọi nói quá nhanh. Đừng ngần ngại yêu cầu đối phương nhắc lại hoặc đánh vần tên và số máy lẻ. Đây là điều hoàn toàn bình thường trong giao tiếp công sở.
Các câu mẫu đề nghị lịch sự:
- Could you repeat your name, please? (Bạn có thể vui lòng nhắc lại tên được không?)
- Could you spell your company name? (Bạn có thể đánh vần tên công ty của bạn không?)
- May I have your extension number? (Cho tôi xin số máy lẻ của bạn được không?)
Câu hỏi 3: Cấu trúc một phiếu ghi tin nhắn điện thoại tiêu chuẩn gồm những phần nào?
Trả lời: Khi ghi chép tin nhắn cho đồng nghiệp, bạn cần ghi lại ngắn gọn nhưng đủ các chi tiết cốt lõi theo bảng mẫu dưới đây:
| Mục thông tin | Mẫu câu tiếng Anh | Dịch nghĩa |
|---|---|---|
| Người gọi | This is Mr. John from Global Tech. | Tôi là Mr. John từ công ty Global Tech. |
| Yêu cầu / Tin nhắn | Please ask her to check the email. | Xin nhắn cô ấy kiểm tra email. |
| Thông tin liên hệ | Please contact me via extension 102. | Vui lòng liên hệ với tôi qua số máy lẻ 102. |
Lưu ý lỗi người Việt thường mắc
Người đi làm tại Việt Nam thường vấp phải một số lỗi phổ biến khi tiếp nhận tin nhắn qua điện thoại:
- Dùng từ ngữ quá cộc lốc: Tránh chỉ dùng Wait hoặc What? khi nghe chưa rõ. Hãy thay bằng cấu trúc lịch sự hơn như Pardon? hoặc Could you say that again, please?.
- Dùng sai từ chỉ số máy lẻ: Nhiều người nhầm lẫn dùng cụm từ small number hoặc sub number. Từ chuẩn trong tiếng Anh văn phòng là extension (viết tắt là ext.).
- Quên đọc lại thông tin để xác nhận: Sau khi ghi xong số điện thoại hay thông tin quan trọng, hãy đọc lại cho người gọi để tránh nhầm lẫn: Let me check: 0901-234-567. Is that correct? (Để tôi kiểm tra lại: 0901-234-567. Có đúng không ạ?).
Mẹo nhỏ công sở: Luôn để sẵn sổ tay và bút ngay cạnh điện thoại bàn. Việc chuẩn bị sẵn sàng sẽ giúp bạn ghi lại tin nhắn nhanh chóng mà không làm gián đoạn cuộc gọi.
