💼 Người đi làm›Giao tiếp cơ bản Từ vựng·Cơ bản
Giao tiếp công sở: Từ vựng Kế toán & Hành chính cơ bản
Học từ vựng và mẫu câu cơ bản về chứng từ, hồ sơ hành chính và nghĩa vụ thanh toán trong môi trường văn phòng.
Hội thoại giao tiếp thực tế
Trong môi trường công sở, nhân viên hành chính và kế toán thường xuyên phải trao đổi về chứng từ và nghĩa vụ thanh toán. Dưới đây là đoạn hội thoại ngắn giữa Ms. Anna (Hành chính) và Mr. David (Kế toán):
Ms. Anna: Hi David, did you check the paperwork for the new office equipment?
Mr. David: Yes, Anna. The itemized list looks fine, but we need to update the ledger first.
Ms. Anna: Great. Are these accounts payable or receivable?
Mr. David: They are accounts payable. I will complete the filing today.
1. Từ vựng cốt lõi về chứng từ và kế toán
Khi làm việc với phòng kế toán và hành chính, bạn sẽ gặp các thuật ngữ phổ biến sau:
| Từ vựng | Loại từ | Ý nghĩa & Ví dụ |
|---|---|---|
| paperwork | Danh từ | Công việc giấy tờ / hồ sơ hành chính. Example: Administrative paperwork takes time. (Công việc giấy tờ hành chính tốn thời gian.) |
| ledger | Danh từ | Sổ kế toán. Example: Check the general ledger. (Hãy kiểm tra sổ kế toán tổng hợp.) |
| itemized | Tính từ | Được liệt kê chi tiết từng mục. Example: An itemized request is required. (Yêu cầu được liệt kê chi tiết là bắt buộc.) |
| payable | Tính từ | Phải trả (đến kỳ thanh toán). Example: Accounts payable need review. (Các khoản phải trả cần được xem xét.) |
| receivable | Tính từ | Phải thu. Example: Track accounts receivable monthly. (Theo dõi các khoản phải thu hàng tháng.) |
| filing | Danh từ | Việc lưu trữ, sắp xếp hồ sơ. Example: Paper filing is done daily. (Việc lưu trữ hồ sơ giấy được thực hiện hàng ngày.) |
2. Cấu trúc câu hay dùng trong hành chính - kế toán
Để giao tiếp chuyên nghiệp qua email hoặc trong cuộc họp, bạn có thể áp dụng các mẫu câu sau:
- Please check the paperwork: Xin vui lòng kiểm tra hồ sơ giấy tờ.
- We need an itemized list: Chúng tôi cần một danh sách được liệt kê chi tiết.
- This amount is payable soon: Số tiền này phải được thanh toán sớm.
3. Lưu ý lỗi người Việt thường mắc
Người đi làm Việt Nam thường gặp một số lỗi phổ biến khi dùng từ vựng kế toán - hành chính:
- Dùng nhầm "paperwork" ở dạng số nhiều: Paperwork là danh từ không đếm được. Tránh nói paperworks. Hãy nói a lot of paperwork hoặc some paperwork.
- Nhầm lẫn giữa "payable" và "receivable": Hãy nhớ payable là tiền công ty phải trả cho đối tác, còn receivable là tiền công ty phải thu từ khách hàng.
- Phát âm sai từ "itemized": Nhiều người phát âm là /ɪtəmaɪz/, nhưng phiên âm đúng phải là /ˈaɪ.tə.maɪzd/ (bắt đầu bằng âm /aɪ/).
