✈️ Giao tiếp & du lịch›Sống & làm việc ở nước ngoài Ngữ pháp·Trung cấp
Nước ngoài: Điền biểu mẫu hành chính và gọi điện cho cơ quan công quyền
Hướng dẫn cách đặt câu hỏi gián tiếp lịch sự khi gọi điện thoại và sử dụng thể bị động khi điền biểu mẫu hành chính nước ngoài.
1. Tình huống giao tiếp thực tế
Khi sống, học tập hoặc làm việc tại nước ngoài, việc liên hệ cơ quan công quyền và điền các biểu mẫu hành chính là trải nghiệm phổ biến. Hãy xem đoạn hội thoại mẫu dưới đây khi gọi điện tới đường dây hỗ trợ thông tin:
Officer: Public Services Helpline, how may I assist you today?
David: Good morning. Could you tell me whether my residency documentation needs to be notarized?
Officer: Yes, all official papers must be notarized before you file your form.
David: Thank you. I would also like to know what the non-refundable fee is.
2. Cấu trúc câu hỏi gián tiếp (Indirect Questions)
Khi làm việc với cơ quan hành chính, người bản xứ ít khi dùng câu hỏi trực tiếp như "Where is the office?" vì nghe quá thô gắt. Họ sử dụng câu hỏi gián tiếp để đảm bảo sự lịch sự và chuyên nghiệp.
Công thức chung:
Cụm từ lịch sự + WH-word / if / whether + S + V
Lưu ý quan trọng: Sau từ nối (Wh-word/if/whether), thứ tự từ trở lại dạng câu khẳng định (Chủ ngữ + Động từ), không đảo trợ động từ lên trước chủ ngữ.
| Câu hỏi trực tiếp (Nên tránh) | Câu hỏi gián tiếp (Khuyên dùng) | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Where is the department? | Could you tell me where the department is? | Bạn có thể cho tôi biết phòng ban ở đâu không? |
| Is this fee non-refundable? | I was wondering if this fee is non-refundable. | Tôi băn khoăn liệu khoản phí này có hoàn lại được không. |
| When will my file be processed? | Could you let me know when my file will be processed? | Xin cho tôi biết khi nào hồ sơ của tôi được xử lý? |
3. Cấu trúc bị động trong biểu mẫu hành chính
Các chỉ dẫn trên tờ khai hành chính thường dùng thể bị động (Passive Voice) với động từ khuyết thiếu để thể hiện quy định pháp lý mang tính trung lập:
- Must be + V3/ed: All supporting documentation must be notarized. (Tất cả hồ sơ chứng minh phải được công chứng.)
- Should be + V3/ed: Forms should be completed in capital letters. (Biểu mẫu nên được điền bằng chữ in hoa.)
4. Lưu ý văn hóa và lỗi người Việt thường mắc
Người Việt khi giao tiếp hành chính bằng tiếng Anh thường gặp các sự cố sau:
- Lỗi đảo ngữ trong câu hỏi gián tiếp: Thói quen nói "Could you tell me where is the office?" thay vì câu đúng "Could you tell me where the office is?". Hãy nhớ giữ nguyên vị trí 主 ngữ + động từ sau từ hỏi.
- Viết vào ô dành riêng cho cán bộ: Nhiều người vô tình điền thông tin vào phần ghi "For office use only". Phần này dành riêng cho nhân viên xử lý hồ sơ, bạn phải để trống.
- Điền sai định dạng ngày tháng: Tại Mỹ thường dùng MM/DD/YYYY (Tháng/Ngày/Năm), trong khi Anh và Úc dùng DD/MM/YYYY (Ngày/Tháng/Năm). Cần đọc kỹ nhãn hướng dẫn trước khi điền.
