💼 Người đi làm›xuất nhập khẩu – logistics Ngữ pháp·Trung cấp

Tiếng Anh Logistics: Mẫu câu và ngữ pháp email hỏi giá, báo giá cước vận chuyển

Hướng dẫn cấu trúc ngữ pháp lịch sự, câu hỏi gián tiếp và câu điều kiện khi viết email hỏi giá hoặc báo giá cước vận chuyển cho nhân viên xuất nhập khẩu và logistics.

Tổng quan về Email hỏi giá và báo giá cước trong Logistics

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics, việc giao tiếp qua email để xin báo giá và gửi báo giá yêu cầu văn phong chuyên nghiệp, chính xác và lịch sự. Bài học này tập trung vào các cấu trúc ngữ pháp giúp bạn viết email chuẩn công sở.

1. Cấu trúc câu hỏi giá cước lịch sự (Inquiring about Pricing)

• Sử dụng câu hỏi gián tiếp với động từ khuyết thiếu: Để thể hiện sự lịch sự khi làm việc với đối tác nước ngoài, người ta thường dùng câu hỏi gián tiếp mở đầu bằng Could you please... hoặc We would appreciate it if you could... thay vì đặt câu hỏi trực tiếp.
  Ví dụ: Could you please advise the applicable rate for this route? (Anh/chị vui lòng cho biết mức cước áp dụng cho tuyến đường này được không?)
• Dùng cụm giới từ để mô tả thông số hàng hóa: Khi hỏi giá, bạn cần đưa thông tin kích thước và khối lượng chính xác bằng cụm từ như with dimensions of... hoặc with a total volume of...
  Ví dụ: We need to transport 10 boxes with dimensions of 50x40x30 cm and a total weight of roughly 200 kg. (Chúng tôi cần vận chuyển 10 thùng hàng với kích thước 50x40x30 cm và tổng khối lượng khoảng 200 kg.)
• Thêm trạng từ chỉ thời gian để yêu cầu phản hồi: Sử dụng các trạng từ như formally, promptly hoặc cụm từ at your earliest convenience để thể hiện tính chuyên nghiệp.
  Ví dụ: We would be grateful if you could formally respond by tomorrow afternoon. (Chúng tôi rất cảm kích nếu quý công ty có thể phản hồi chính thức trước chiều mai.)

2. Ngữ pháp báo giá và nêu điều kiện đi kèm (Quoting Prices & Conditions)

• Dùng câu điều kiện loại 1 cho ưu đãi theo số lượng: Khi báo giá cước kèm điều kiện giảm giá, câu điều kiện loại 1 (Hiện tại đơn - Will + V) thường được áp dụng.
  Ví dụ: If your company books more than 5 containers per month, we will apply a lower rate. (Nếu công ty của bạn đặt trên 5 container mỗi tháng, chúng tôi sẽ áp dụng mức giá thấp hơn.)
• Sử dụng động từ nhóm loại trừ hoặc bao gồm: Khi làm rõ các chi phí trong báo giá, hãy dùng động từ exclude hoặc include ở dạng chủ động hoặc bị động.
  Ví dụ: This rate excludes local handling fees at the port. (Mức cước này chưa bao gồm phí bốc xếp tại cảng.)
• Diễn đạt thời hạn báo giá bằng thì Hiện tại đơn: Báo giá cước thường có hiệu lực trong khoảng thời gian nhất định, dùng cấu trúc This pricing is applicable/valid until [ngày].
  Ví dụ: Please note that this pricing is applicable until the end of this month. (Xin lưu ý rằng mức giá này chỉ áp dụng đến cuối tháng này.)

3. Lưu ý lỗi người Việt thường mắc khi viết email

• Lỗi đảo ngữ trong câu hỏi gián tiếp: Người Việt hay giữ nguyên trật tự câu hỏi trực tiếp sau Could you tell me... (ví dụ viết sai: Could you tell me how much is the fee? thay vì đúng là: Could you tell me how much the fee is?).
• Nhầm lẫn giữa exclude và include: Ghi sai hai từ này có thể dẫn đến tranh chấp chi phí bốc xếp (handling) hoặc phụ phí phát sinh giữa hai bên.
• Dùng câu lệnh trực tiếp quá suồng sã: Tránh dùng Send me the price list now, hãy luôn sử dụng các mẫu câu lịch sự như We would appreciate receiving your updated price list.